_ein beschwerdemechanismus einrichten (§ 8 lksg)
Unternehmen müssen ein angemessenes unternehmensinternes oder externes Beschwerdeverfahren einrichten (§ 8 LkSG). Zweck dieses „Kummerkastens“ ist es Personen die Möglichkeit zu geben auf menschen- und umweltrechtliche Verstöße hinzuweisen. Alle Beteiligten des Unternehmens sowie der unmittelbaren Zulieferer sollen zentral Verfehlungen des Unternehmens melden können. Der Eingang des Hinweises muss bestätigt werden. Der Sachverhalt muss mit den Hinweisgebern erörtert werden. Ein gemeinsames Beilegungsverfahren kann angeordnet werden.
Die Anforderungen an das Beschwerdeverfahren nach dem LkSG ist nicht deckungsgleich mit den Anforderungen aus dem Hinweisgeberschutzgesetzes (Whistleblower Richtlinie). Während bei letzterem lediglich intern den Mitarbeitern die Möglichkeit der Beschwerde gewährleistet werden muss, muss im Rahmen des LkSG allen Personen, die von dem Geschäftsbereich des Unternehmens betroffen sind, der Zugang eröffnet sein. Der Zugang zu dem Beschwerdesystem ist also öffentlich und schließt außenstehende Personen mit ein.
Wichtig zu beachten ist, dass das Verfahren tatsächlich zugänglich ist. Hürden sollten aktiv begegnet werden (Unterschiedliche Sprachen, Bildungsstand, Angst vor Konsequenzen)
Allgemeine Anforderungen an das Beschwerdesystem nach dem LkSG:
- Es muss eine Verfahrensordnung definiert sein.
- Die „Richter“ müssen unabhängig und and Weisungen nicht gebunden sein. Sie sind zur Verschwiegenheit verpflichtet.
- Hinweise müssen anonym möglich sein.
- Klare und verständliche Informationen über das Verfahren und Zuständigkeiten müssen angeboten werden.
- Das System muss öffentlich für jedermann zugänglich.
Praxishinweis: Eine Kombination aus verschiedenen Kanälen ist besonders effektiv. So kann auf der Webseite ein Kontaktmail oder ein Verfahren direkt angeboten werden. Zusätzlich kann eine Hotline eingerichtet werden und interne sowie externe Vertrauenspersonen beauftragt werden. Zusätzlich können auch an den Produkten Kontakthinweise angebracht werden und Broschüren und Flyer an alle Beschäftigte im Unternehmen verteilt werden.